Entrevista por Fabiola González para InformationWeek

Laserfiche aprovecha la ola

Por Fabiola González

Larry Hawkins tiene un problema, o tal vez hay que decir millones de problemas. La firma para la que trabaja, First Energy, genera 2 millones de correos electrónicos a la semana. Luego están documentos de Word, hojas de cálculo, archivos de diseño (CAD), videos y otro tipo de contenido, sin orden ni lugar, que abruman a la organización.

“Somos magníficos produciendo información, pero muy malos para borrar la de escaso valor ¬–admite Hawkins, director de cumplimiento de expedientes e información de First Energy–. Todo el material que anda por la empresa constituye un riesgo.”

La historia de First Energy es similar a la de muchas organizaciones, con la duda de qué hacer con el creciente y no estructurado contenido. No basta con almacenarlo y ya. El cumplimiento obliga a cierto perfil de negocios a hacer una selección más profunda e identificar qué información hay que guardar y cuál puede destruirse sin consecuencias.

Al mismo tiempo, las compañías deben asegurarse de que los empleados y demás usuarios tengan acceso al contenido que requieren para hacer sus labores diarias. Y si la clasificación de los contenidos y el avance en el flujo de los procesos relacionado con dicha información se hace de forma automatizada, el negocio gana aún más, en agilidad y eficiencia.

Laserfiche lo sabe, y está dispuesta a tomar ventaja del empuje que está tomando la gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés), dado el interés de reducir el gasto en papel y optimizar el resguardo y búsqueda de documentos y otro tipo de contenidos, sobre todo ahora que el manejo de información en redes sociales y a través de dispositivos móviles está imparable.

Cuando el río suena…

En el marco de Laserfiche Institute Conference 2011, que llevó por título Empower 2011, la firma reunió a cerca de 1,400 usuarios y miembros de su canal de distribución a nivel mundial para hablar de la dirección estratégica de la organización y de Rio, su solución de ECM para las grandes empresas.

Durante el discurso de apertura, su fundadora y CEO, Nien-Ling Wacker, mencionó que 2010 fue un año excelente para Laserfiche, por la difícil situación en que los rezagos de la crisis mundial colocaron a las organizaciones mundialmente: “Crecimos 40% mientras muchas organizaciones hacían recortes de personal y de presupuestos”, dijo la empresaria. Asimismo, señaló que la firma se enfocará en dar mayor soporte a dispositivos móviles proveyendo una experiencia móvil sin complicaciones porque, apuntó, “los smartphones y el cómputo móvil son el portal al conocimiento empresarial”. Si bien Laserfiche ya entrega capacidades de gestión de contenido empresarial desde dispositivos de mano, Wacker dejó claro que su intención es dar a sus usuarios flexibilidad de dispositivos móviles, más seguridad y manejabilidad, con un control centralizado.

Otro de sus objetivos de negocio es “hacer limpieza”, pues según dijo la CEO, “el mercado está lleno de ECM chatarra, y 32% de esa infraestructura está lista para reemplazarse”. En entrevista exclusiva con Informationweek.com.mx, Wacker habló de su visión acerca de la competencia directa (empresas como Documentum, enfocadas al sector ECM) y de la reciente participación de gigantes IT que, mediante adquisiciones, ahora cuentan con ofertas en este nicho (como es el caso de IBM, que ofrece ECM a través de FileNet). Su respuesta hizo referencia a la complejidad de tales sistemas: “Documentum, por lo que me han dicho, requiere mucha customatización, lo que no sucede con Rio, y en cuanto a FileNet, hemos reemplazado algunas de sus implementaciones porque los usuarios consideran que los costos de los contratos de mantenimiento son muy altos. Con Laserfiche no es necesaria tanta infraestructura ni consultoría, y la mayoría de los problemas de integración se resuelven con la colaboración de SharePoint”, herramienta de Microsoft a la que la CEO ve como complemento más que como rival.

A pesar de los costos, Hawkins (de First Energy) se decidió por FileNet, de IBM, plataforma que emplea no sólo para el e-mail, sino también para todo el contenido (desde documentos de Office hasta archivos CAD, considerando tanto audio como video). Con todo, desearía que las empresas IT ofrecieran mayor y mejor integración en los repositorios de contenido de terceros. “Las compañías deberían apoyar toda iniciativa naciente, como la especificación Content Management Interoperability Services, para que las plataformas de ECM muestren el equilibrio entre disponibilidad, interoperabilidad y gestión que se requiere para flotar sobre las olas, en lugar de hundirse”, opina Hawkins.

Asael Córdova, líder de proyecto IT del senador panista Gustavo Madero, en cambio, se encuentra satisfecho con lo que obtiene de su plataforma Laserfiche, combinada con SharePoint, de Microsoft: más allá de la gestión de documentos legislativos (como iniciativas o puntos de acuerdo), el grupo parlamentario tiene una implementación de business intelligence para conocer, por ejemplo, sobre aborto, drogas o cualquier tema del que se esté planeando alguna iniciativa de ley.

La plataforma ECM le permite montar no sólo documentos de texto, sino videos, opiniones, imágenes, etcétera, y su integración con SharePoint es como la cereza del pastel: “Desde que abrimos la intranet, el usuario está en el ambiente de Laserfiche y tiene un ícono de WebAccess (el cliente delgado de Laserfiche) desde donde accesa a toda la información. Los senadores pueden entrar a WebAccess desde sus iPhones y Blackberries también”, explicó Córdova, quien señala que se decidieron por Laserfiche por su estabilidad, robustez, sus estándares para seguridad, su velocidad y el precio.

En visión de Wacker, otros elementos que buscan las áreas IT de las organizaciones son control y estandarización, “pero hay que tener balance entre esto y las redes sociales, que son totalmente flexibles”, considera. “Nuestra filosofía se mueve en torno al ying y al yang, para lograr ese balance. Como sabemos que se viven tiempos difíciles, hace un par de años lanzamos la filosofía ‘Run Smarter’, cuya intención es ayudar a las organizaciones a ser más ágiles y tener éxito aun en ambientes hostiles, pues los contenidos radican en los documentos, y de ahí, como un río, las cosas van fluyendo, con control y eficiencia”.

Lo que ellos quieren

La incorporación de WebAccess, que pretende facilitar el uso de la herramienta para ambientes móviles, es un elemento importante de la nueva versión de Rio 8.2, plataforma ECM que Laserfiche presentó en el marco de su conferencia anual (la versión 9 del producto se espera para finales de 2011 o principios de 2012, de acuerdo con Wacker).

Con esta carta y las estrategias subsecuentes es que Laserfiche tiene la meta de convertirse en líder en ECM en tres años más, como comentó a Informationweek.com.mx Andy Wang, director de estrategia corporativa de Laserfiche para ECM, quien señaló que hoy por hoy la firma ya es líder en el sector gubernamental en Estados Unidos.

En México, la mayoría de los usuarios de Laserfiche se encuentran también en gobierno, pero la alta dirección de la compañía sabe que necesita incrementar su presencia en este país, donde actualmente se encuentra apenas el 3% de sus clientes a nivel global. Por ello, a decir de Wacker y Wang, hay planes serios de abrir, durante 2011, las primeras oficinas de la firma en Latinoamérica, las cuales muy posiblemente estarán en México y Brasil. “La razón para hacerlo es la gran demanda que hemos visto en la región, y porque en 2009 y 2010 la mayoría del crecimiento de Laserfiche vino de fuera de Estados Unidos, sobre todo de Asia y América Latina”, apuntó Wang.

La buena noticia para Laserfiche es que las tendencias IT y las condiciones de los mercados internacionales representan un escenario propicio para el boom del ECM: el social media, la administración del riesgo, los requisitos de cumplimiento, el e-discovery e incluso las tecnologías de apoyo a la recuperación ante desastres son razones suficientes para pensar en implementar una estrategia de gestión de contenidos, porque como apuntó Toby Bell, vicepresidente de investigación de infraestructura e información de Gartner, “todo lo que representa un costo para la organización significa un gran valor, y eso es lo que sucede con el ECM”.

http://www.informationweek.com.mx/ultimosarticulos/laserfiche-aprovecha-la-ola/

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